Funciones y Responsabilidades

Funciones Ejecutivas y Administrativas

• Gestionar agendas, reuniones, citas y coordinación ejecutiva de la Gerencia.
• Elaborar presentaciones, informes ejecutivos y documentación administrativa.
• Coordinar comunicaciones internas y externas con clientes, proveedores y aliados estratégicos.
• Dar seguimiento a compromisos, tareas y cronogramas asignados por la dirección.
• Organizar archivos físicos y digitales de manera estructurada y confidencial.
• Administrar correspondencia, contratos y documentación corporativa.
• Coordinar viajes, reservas y logística ejecutiva cuando sea requerido.
• Apoyar en la elaboración y control de presupuestos administrativos.

Funciones Contables y Financieras

• Registrar facturas, gastos, ingresos y movimientos contables en el sistema financiero.
• Gestionar cuentas por cobrar y realizar seguimiento continuo a clientes para asegurar la recuperación oportuna de pagos.
• Ejecutar procesos de cobro administrativo, incluyendo envío de estados de cuenta, recordatorios de pago y conciliación de saldos.
• Mantener comunicación con clientes respecto a vencimientos, acuerdos de pago y seguimiento financiero.
• Gestionar cuentas por pagar y coordinar pagos a proveedores según políticas y calendarios financieros de la empresa.
• Verificar facturas de proveedores y validar documentación de respaldo antes de realizar pagos.
• Coordinar transferencias bancarias, emisión de cheques y programación de pagos.
• Preparar conciliaciones bancarias y control de caja chica.
• Gestionar emisión y seguimiento de facturación electrónica.
• Apoyar en cierres contables mensuales y preparación de reportes financieros.
• Controlar documentación tributaria y soporte contable.
• Mantener actualizado el archivo contable y administrativo.
• Apoyar en auditorías internas o externas.
• Dar soporte en procesos relacionados con nómina y administración financiera.

Responsabilidades Clave

• Garantizar la confidencialidad de la información financiera y ejecutiva.
• Mantener controles administrativos, contables y financieros actualizados.
• Asegurar el seguimiento oportuno de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
• Velar por el cumplimiento de pagos a proveedores y recuperación de cartera.
• Mantener una adecuada relación administrativa con clientes y proveedores.
• Asegurar la correcta organización documental de la empresa.
• Cumplir con tiempos de entrega y seguimiento ejecutivo.
• Velar por la precisión en registros y reportes financieros.

Requisitos del Puesto

Formación Académica

• Técnico, diplomado o bachillerato universitario en:

  • Contabilidad
  • Administración de Empresas
  • Finanzas
  • Carreras afines

Experiencia

• De 2 a 5 años en posiciones administrativas y contables.
• Experiencia en gestión de cobros y pagos a proveedores.
• Experiencia brindando soporte ejecutivo a gerencias.
• Experiencia en manejo de sistemas contables y administrativos.

Conocimientos Técnicos

• Manejo de Microsoft Office (Excel avanzado deseable).
• Conocimiento de principios básicos contables y financieros.
• Manejo de facturación electrónica.
• Experiencia con ERP o sistemas administrativos (Odoo, Oracle, SAP u otros).
• Conocimiento de procesos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
• Conocimiento básico tributario y administrativo.
• Redacción de informes ejecutivos y administrativos.

Competencias Requeridas

• Organización y planificación.
• Alto sentido de confidencialidad.
• Atención al detalle.
• Comunicación efectiva y capacidad de negociación.
• Proactividad.
• Capacidad analítica.
• Orientación al servicio.
• Manejo del tiempo y priorización.
• Trabajo bajo presión.
• Seguimiento y control.
• Habilidad para gestionar relaciones con clientes y proveedores.